[비지니스 에티켓] 명함을 받으면 읽어보고 지갑에 넣자. 디자인 칭찬도 해주자

피터 포스트 '성공하는 사람의 비지니스 에티켓'

 

<직장에서 호감을 주는 동료>

1. 자상한 동료

  - 새로운 직원을 사무실의 베테랑들에게 열심히 소개한다.

  - 연민과 바른 예절을 지닌 사람으로 누구에게나 자상한 관심을 보인다.

  - 사람들 이름을 빨리 익히고 동룓르에게 한 번 이상 설명하는 일을 절대로 싫어하지 않는다.

 

2. 중재자

  - 동료들이 충돌할 때 협상을 중재한다. 문제의 핵심을 찾아내는 재능이 있다.

  - 자기가 맡은 일을 좋아하고 함께 일하는 사람들을 좋아한다.

  - 화목한 분위기가 서로를 위한 최선의 환경을 만들어 낸다고 믿는다.

 

3. 정의파

  - 관찰자 타입으로 누가 무엇을 얼마나 잘하는지에 관심을 집중한다.

  - 정의감이 강해서 명예가 주어져야 할 곳에 부여되는 것을 보고 싶어한다.

  - 동료가 자신이 유발하지 않은 문제 때문에 불공정한 비난을 받을 때 재빨리 수습에 나선다.

 

 

<사내 업무>

1. 엘레베이터 안에서는 고객의 비지니스나 그 밖의 기밀사항을 말하지 않는다.

2. 전화를 받는 방식의 중요성을 과소평가하지 않는다.

  - 전화벨이 세 번 울리기 전에 받는다.

  - 전화메시지를 받아 적을 때에는 이름과 전화번호를 정확하게 받아 적는다. 메시지 끝에 자신의 이름을 적어둔다.

  - 전화를 받을 때 다른 일을 하지 않는다.

3. 복사 분량이 아주 많은 경우에는 아침일찍 혹은 퇴근시간 후를 이용한다. 복사 후에는 종이를 채워둔다.

4. 업무상 이메일을 주고받을 경우 항상 답신을 보낸다.

 

<모바일 매너>

1. 휴대전화를 소지해야할 경우, 테이블 위에 놓지 않는다.

  -  주머니 또는 가방에 넣어 보이지 않도록 한다.

2. 휴대전화 벨 소리는 무음 또는 진동으로 해두고, 진동 강도를 낮은 단계로 조절한다.

3. 전화를 꼭 받아야할 경우, 사전 양해를 구하고 외부로 이동해서 통화한다.

 

<사내 인간관계>

1. 부하로서 상사에게

  -  상사와 잘 지내고 못 지내는 것은 상사의 책임이 아니라 부하에게 달렸다.

  -  자신의 의사를 충분히 표현하되 아이디어를 제공한다.

  - 상사의 시간을 낭비하지 않도록 항상 준비를 한다.

  - 상사의 도움이 필요할 때는 솔직하게 도움을 청한다.

  - 상사의 결정을 공개적인 자리에서 지지한다.

  - "상사도 인간이기 때문에 실수를 할 것이다. 그러나 상사는 책임을 지는 자리에 있다는 사실을 인식하라"

2. 상사로서 부하에게

  - 유능한 관리자는 자기 부하들을 인간으로서 존중할 줄 안다.

  - '격려'를 통해 직원들의 사기를 북돋는다. "잘했어", "훌륭해"라는 말한마디, 손편지 한장으로 가능하다.

  - 아무 때나 마구 칭찬을 늘어놓는 행위는 가치와 진실성을 떨어뜨린다.

  - 뒷담화를 피하기 위해 평소 사적인 정보를 흘리지 않도록 주의한다.

  - 뒷담화의 근원지를 찾을 경우 분노보다는 우려하는 자세로 대한다.

 

<바람직한 의사표현 방법>

1. '나'라는 말을 남용하지 않는다.

2. 자기가 했던 말을 잘 기억하며 반복을 피한다.

3. 자기 자신에 대한 이야기를 한번 했으면 상대방 또는 제3자가 화자가 될 수 있도록 유도한다.

4. 누군가의 의견에 반대를 표하는 것은 괜찮지만 표현을 정중하게 해야한다.

5. 불만사항이 있는 경우 다음 요건을 고려한다.

  - 말할 가치가 있는 불만사항인가

  - 문제의 증거 서류를 만들어 두었는가

  - 당신은 과연 불만사항을 제기할 자격이 있는가

  - 당신은 어떤 결과를 원하는가

  - 최선의 접근 방식은 무엇인가

  - 불만을 제기하기에 알맞은 시기는 언제인가

 

<대외 업무>

1. 명함을 건네받으면 읽어보고 지갑에 넣는다.

  - 경우에 따라 디자인에 대한 칭찬을 한 다음 지갑이나 다이어리에 넣는다.

2. 업무 얘기로 바로 들어가는 대신 사소한 이야기부터 시작한다. (10~15분)

3. 업무 이야기는 자세를 바르게 하고 앉아서 상대방의 눈을 바라보며 진행한다.

  - 진지한 자세를 통해 확실하게 이 대화에 개인적인 투자를 한다는 인상을 심어줄 수 있어야 한다.

4. 상대가 제대로 이해하고 있는지를 알아보기 위해 종종 질문을 던진다.

  - 대화가 막바지에 잉르면 대화 중에 내려진 결정에 대해 짧게 반복해서 확인하여 오해가 없도록 한다.

5. 팔짱을 끼고 있는 자세는 자제한다.

6. 비지니스 오찬의 경우 상대방의 취향을 고려한다.

  - 초청을 할 때는 두 세 곳의 식당 중에서 선택할 수 있도록 상대방의 의사를 물어보는게 좋다.

  - 최소한 1주일 전에 일정을 알려서 스케쥴을 조정할 수 있도록 한다.

 

<해외 출장>

1. 출장지에서 영어가 통용되지 않을 경우, 명함의 한쪽은 영어, 한쪽은 그 나라 말로 표기한다.

2. 명함을 받으면 무턱대고 주머니에 넣지 않는다.

  - 그 자리에서 읽어보고 명함지갑이나 서류 가방에 넣는다.

3. 통역을 이용하는 경우 사전에 통역사와 시간을 보내는 것이 좋다.

4. 발언을 할 때는 통역사가 아니라 상대방을 향해 말한다.

5. 회의가 막바지에 이르면 통역사에게 상대가 한 말을 되풀이하도록 하고 상대방의 반응을 확인한다.

6. 상사를 모시고 해외 출장을 가야하는 경우 두가지 마음을 마음에 새긴다.

  - '존중'과 '존경'

  - 상사가 직접 하겠다고 고집하지 않으면 부하가 다양한 일을 맡는게 좋다.

  - 상사와 출장을 가는 것은 자신을 더 잘 알릴 수 있는 기회일 뿐 아니라 재능을 발휘할 기회이기도 하다.